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商務英語有別于普通英語。商務英語是在買賣商品或服務的商務活動中使用的各種正式與非正式文件，或者說，商務英語主要是商務應用文英語，說明論證性文章占絕大多數，如：商務信函、備忘錄、商務報告、廣告、合同協議等。因此，商務英語一般采用演繹或歸納等論證方法或因果、對比比較、過程分析、說服、陳列等說明方法來組織構建文章的篇章。

從整個商務英語語篇的角度來講，商務英語篇章具有完整（completeness）、簡潔（conciseness）、具體（concreteness）、正確（correctness）、清晰（clarity）、禮貌（courtesy）和體諒（consideration）等七個特點（莊學藝、周耀宗，1993）。

1）完整(completeness)
在商務英語使用過程中，我們應力求內容完整。商務英語篇章的完整性特點要求商務英語文書涵蓋寫信人希望收信人做出積極反應的一切情況及問題，或者回答對方來信提出的全部問題或要求。在訂貨時，則需要寫清所需商品、何時需要、收貨人和收貨地點及付款方式等。

2）簡潔(conciseness)
置身于商務領域的專業人士大都根忙，沒有時間閱讀過長的商務文書，特別是商務信函，所以，各種商務信函應當在涵蓋各種必須陳述的信息的基礎上做到言簡意賅、文字簡潔。完整性和簡潔性兩個特點相互制約，相輔相成。

3）具體(concreteness)
商務文書應力求具體、明確、形象，力避含糊，空泛、抽象。在給對方做出明確反應的信或答復對方的要求或問題的信中，尤其需要做到表述具體化。如在報盤、還盤、理賠時，需要使用具體的事實和數據。在名詞和動詞的使用上，多使用意義明確的詞。

4）正確(correctness)
商務文書內容(如事實、數據等)必須以準確的語言和商務套語加以表達，不得出半分差錯，否則會給自己公司帶來重大經濟損失。

5）清晰(clarity)
商務文書應主題突出，層次分明，可讀性強。其內容應明白易懂，無模棱兩可、含糊不清、陳詞濫調等現象。為了表達的清晰性，有時需要附上范例、說明、圖示等。其語言形式要簡單、直接、明了，盡量多地使用熟悉的短詞和口語體詞。

6）體諒(consideration)
體諒，即多從對方角度出發(you-attitude)，理解并體諒對方的需求、愿望、感情，著重正面、肯定地談問題，盡量避免從否定角度談。

7）禮貌(courtesy)
寫商務文書應本著真誠體貼、有禮有節、不卑不亢的態度。表達方式應委婉、積極，措詞得當。

（來源：考試大 英語點津 Annabel 編輯）